Neues Gesetz zur Dokumentenlegalisierung 2025: Was hat sich geändert?

Seit dem 1. Januar 2025 ist in Russland das Bundesgesetz vom 22. Juni 2024 Nr. 145-FZ „Über die Legalisierung russischer und ausländischer offizieller Dokumente und über die Ersuchung von Dokumenten" in Kraft. Dieses Gesetz ändert wesentlich die Arbeitsweise mit Dokumenten, die im Ausland verwendet werden, und es ist wichtig zu verstehen, welche Änderungen es für diejenigen bringt, die russische Dokumente im Ausland legalisieren müssen.

Was ist die Legalisierung von Dokumenten und wofür ist sie erforderlich?

Die Legalisierung von Dokumenten ist ein amtliches Verfahren zur Bestätigung der Echtheit eines Dokuments, das für dessen Verwendung in einem ausländischen Staat erforderlich ist. Ohne Legalisierung kann ein in einem Land ausgestelltes Dokument in einem anderen Land keine Rechtswirkung haben. Dies betrifft Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Diplome, Führungszeugnisse und viele andere Dokumente, die Menschen oft aus Russland erhalten, während sie sich außerhalb des Landes aufhalten.

Es gibt zwei Hauptmethoden der Dokumentenlegalisierung. Die erste ist die Apostille, die für die Vertragsstaaten der Haager Konvention von 1961 gilt, darunter die meisten europäischen Länder, die USA, Israel und viele andere. Die zweite ist die konsularische Legalisierung, die für Länder erforderlich ist, die die Haager Konvention nicht unterzeichnet haben, wie die VAE, China, Katar und Kanada. Bis 2025 gab es in Russland kein einheitliches Gesetz, das alle diese Verfahren systematisiert hätte, und das neue Gesetz soll diese Lücke schließen.

Wichtigste Änderungen seit dem 1. Januar 2025

Das Bundesgesetz Nr. 145-FZ hat mehrere wichtige Änderungen im Legalisierungsverfahren für Dokumente eingeführt. Eine der bedeutsamsten Neuerungen ist die Erweiterung der Möglichkeiten zur Einreichung von Dokumenten zur Legalisierung. Früher konnten russische Dokumente nur in der Zentrale des Außenministeriums Russlands in Moskau legalisiert werden. Nun erfüllen auch die territorialen Organe des Außenministeriums diese Funktion, was den Prozess für Bewohner der Regionen und diejenigen erheblich vereinfacht, die nicht persönlich nach Moskau reisen können.

Eine weitere wichtige Änderung ist die Einführung eines einheitlichen Verfahrens zur Bestimmung, welche Art der Legalisierung für ein bestimmtes Dokument und ein bestimmtes Zielland erforderlich ist. Früher war diese Information über verschiedene Rechtsvorschriften verstreut und erforderte oft die Beratung durch Spezialisten. Das neue Gesetz systematisiert diese Regeln und macht den Prozess transparenter und verständlicher.

Bildungsdokumente: Besondere Regelungen

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Änderungen im Legalisierungsverfahren für Bildungsdokumente. Seit dem 1. September 2024, noch vor Inkrafttreten des Gesetzes Nr. 145-FZ, gelten neue Regeln für die Apostillierung von Bildungsdokumenten, akademischen Graden und Titeln. Diese Änderungen hängen damit zusammen, dass das Verfahren zur Bestätigung von Bildungsdokumenten nun strenger geregelt ist.

Für Bildungsdokumente wird die Apostille von den Exekutivorganen der Subjekte der Russischen Föderation angebracht, die die übertragenen Befugnisse der Russischen Föderation im Bildungsbereich ausüben. Das bedeutet, dass Sie sich bei einem Diplom einer russischen Hochschule oder einer Urkunde über die Verleihung eines akademischen Grades nicht an das Außenministerium wenden, sondern an die zuständige regionale Behörde. Die staatliche Gebühr für die Apostille beträgt 2025 2500 Rubel pro Dokument.

Welche Bildungsdokumente erfordern eine Apostille?

• Diplome über höhere und mittlere berufliche Bildung
• Reifezeugnisse über den mittleren allgemeinen Schulabschluss
• Urkunden über die Verleihung akademischer Grade
• Urkunden über die Verleihung akademischer Titel
• Studienbescheinigungen und Diplomzusätze

Dokumentenersuchung: Neue Möglichkeiten

Das Gesetz Nr. 145-FZ regelt auch das Verfahren der Dokumentenersuchung, was besonders wichtig für Menschen ist, die außerhalb Russlands leben. Früher war das Verfahren zur Erlangung von Zweitschriften aus Standesämtern, Archiven und anderen Einrichtungen gesetzlich nicht ausreichend geregelt. Das neue Gesetz schließt diese Lücke, indem es festlegt, welche Dokumente erbeten werden können, innerhalb welcher Fristen dies geschieht und welche Organe dafür zuständig sind.

Nun ist das Verfahren zur Dokumentenersuchung klar geregelt: Es können Zweitschriften von Urkunden über die staatliche Eintragung von Personenstandsakten, Auskünfte aus Archiven, Auszüge aus Registern und andere offizielle Dokumente angefordert werden. Die Fristen für die Bearbeitung von Anträgen sind gesetzlich festgelegt, was die Antragsteller vor ungerechtfertigten Verzögerungen schützt. Dies ist besonders relevant für diejenigen, die die Staatsbürgerschaft, eine Aufenthaltserlaubnis oder Familienvisa in ausländischen Staaten beantragen.

Elektronische Apostille: Entwicklungsperspektiven

Eine der bedeutendsten technologischen Neuerungen im Bereich der Dokumentenlegalisierung ist die Einführung der elektronischen Apostille (e-Apostille). Dies ist ein modernes Format zur Bestätigung der Echtheit von Dokumenten, das schrittweise im Rahmen des Programms e-APP (Electronic Apostille Program) der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht eingeführt wird. Die elektronische Apostille soll den Legalisierungsprozess beschleunigen und vereinfachen sowie die Sicherheit und den Schutz vor Fälschungen erhöhen.

Im Jahr 2025 wird in Russland weiter an der Einführung der elektronischen Apostille gearbeitet, obwohl ein vollständiger Übergang auf dieses Format noch nicht möglich ist, da nicht alle Vertragsstaaten der Haager Konvention technisch bereit sind, solche Dokumente zu empfangen. Dennoch entwickelt sich diese Richtung weiter, und in den kommenden Jahren ist mit einer Ausweitung der Möglichkeiten zur Verwendung der e-Apostille zu rechnen. Derzeit bleibt die traditionelle Papierapostille das Hauptformat für die meisten Dokumente.

Praktische Empfehlungen für Bürger

Wenn Sie sich außerhalb Russlands befinden und russische Dokumente erhalten oder legalisieren müssen, macht das neue Gesetz diesen Prozess transparenter, hebt aber die Notwendigkeit eines sorgfältigen Vorgehens nicht auf. Bestimmen Sie zunächst, welche Art der Legalisierung für Ihr Zielland erforderlich ist: Apostille oder konsularische Legalisierung. Stellen Sie zweitens sicher, dass das Dokument sich in ordnungsgemäßem Zustand befindet — nicht laminiert, mit lesbaren Stempeln und Unterschriften.

Drittens denken Sie an die Fristen. Die Erlangung von Dokumenten aus russischen Standesämtern kann je nach Ausstellungsregion und Dokumententyp mehrere Wochen bis Monate dauern. Die Anbringung der Apostille dauert meist einige Tage bis zwei Wochen. Die konsularische Legalisierung ist ein längerer Prozess, da er die Durchlaufung mehrerer Instanzen erfordert, einschließlich des Konsulats des Ziellandes.

Checkliste für die Dokumentenlegalisierung

1. Bestimmen Sie das Zielland und die erforderliche Art der Legalisierung
2. Stellen Sie sicher, dass das Dokument von der zuständigen Behörde ausgestellt wurde
3. Prüfen Sie den Zustand des Dokuments (keine Laminierung, Lesbarkeit)
4. Erkundigen Sie sich, welche Behörde für die Apostille Ihres Dokumententyps zuständig ist
5. Entrichten Sie die staatliche Gebühr (2500 Rubel für die Apostille)
6. Reichen Sie die Dokumente persönlich oder über einen Bevollmächtigten ein
7. Erhalten Sie das legalisierte Dokument und lassen Sie bei Bedarf eine notarielle Übersetzung anfertigen

Wie wir helfen können

Das Unternehmen Global Docs Pro ist auf die Beschaffung und Legalisierung russischer Dokumente für im Ausland lebende Bürger spezialisiert. Wir arbeiten mit den neuen Regeln, die das Gesetz Nr. 145-FZ festlegt, und kennen alle Nuancen des Verfahrens. Unser Team kann für Sie Dokumente aus russischen Standesämtern beschaffen, die Apostille anbringen, die konsularische Legalisierung durchführen, die notarielle Übersetzung erstellen und die fertigen Dokumente an jeden Ort der Welt liefern.

Wir verstehen, dass die Arbeit mit Dokumenten aus einem anderen Land viele Fragen und Bedenken aufwerfen kann. Deshalb bieten wir kostenlose Beratungen, transparente Preisgestaltung ohne versteckte Kosten und persönliche Unterstützung in jeder Phase des Prozesses. Kontaktieren Sie uns über WhatsApp oder Telegram, und wir helfen Ihnen, Ihre spezifische Situation zu verstehen und die optimale Lösung anzubieten.